Begripsbepaling
In dit reglement wordt verstaan onder:

  • de stichting: de Stichting Wildebras gevestigd te Zwolle ingeschreven bij de Kamer van
    Koophandel te Zwolle onder nummer 77489497;
  • de statuten: de statuten van de stichting, zoals vastgelegd in een akte gepasseerd op 14
    januari 2020;
  • het bestuur: het bestuur van de stichting als bedoeld in artikel 4 van de statuten;
  • activiteiten en evenementen: activiteiten en evenementen in het kader van het realiseren van
    de doelstellingen van de stichting te weten talentontwikkeling op het gebied van kunst, cultuur, sport en recreatie alsmede het bevorderen van het welzijn en de cultuurbeleving van inwoners uit Zwolle en omgeving, alsmede al hetgeen met het vorenstaande in de ruimste zin verband houdt of daartoe bevorderlijk kan zijn.

Artikel 1 Beleid
Het beleid is vastgelegd in een beleidsplan:

  1. Dit beleidsplan wordt jaarlijks geactualiseerd en herzien.
  2. Elke nieuwe versie van een beleidsplan is van kracht op het moment dat deze in de
    jaarvergadering is goedgekeurd.
  3. Het beleidsplan bevat (dan wel: wordt aangevuld met) een jaarplan en een jaarbegroting.
  4. Het beleid ten aanzien van de voor de stichting werkzame vrijwilligers is separaat vastgelegd
    in het document “vrijwilligersbeleid”.

Artikel 2 Taken en bevoegdheden van bestuur en bestuursleden

    1. Het bestuur:
    a. Bestuurt en vertegenwoordigt de stichting;
    b. Neemtbestuursbesluiten;
    c. Kan voor bepaalde tijd werkgroepen/projectgroepen in het leven roepen. Deze groepen
    worden ontbonden na financiële afrekening met de penningmeester en na decharge
    verlening van het bestuur;
    d. Het aangaan van leningen is voorbehouden aan een besluit van het gehele bestuur.
    e. Handelt binnen de gestelde kaders vastgelegd in onder andere het beleidsplan, de
    jaarbegroting en de projectbudgetten.

    2. De voorzitter:
    a. Heeft algemene leiding van de stichting;
    b. Vertegenwoordigt de stichting naar buiten toe;
    c. Overlegt met officiële instanties;
    d. Geeft leiding aan het bestuur;
    e. Is het eerste aanspreekpunt voor bestuursleden;
    f. Stelt in overleg met de secretaris de agenda voor elke vergadering op;
    g. Leidt de bestuursvergaderingen en de jaarvergadering;
    h. Ziet er op toe dat beslissingen worden genomen in overeenstemming met de wet, de statuten
    en dit huishoudelijk reglement;
    i. Stelt, in goed overleg met de secretaris en de penningmeester, het beleidsplan op en herziet
    dit jaarlijks.
    j. Coördineert en stuurt activiteiten aan indien dit niet het geval lijkt.

    3. De secretaris:
    a. Vervangt de voorzitter bij diens afwezigheid;
    b. Voert jaarlijks voorafgaand aan de jaarvergadering een kascontrole uit. De vice-voorzitter
    wordt hierin gesteund door een van de bestuursleden, niet zijnde de penningmeester;
    c. Adviseert de jaarvergadering de penningmeester al dan niet decharge te verlenen;
    d. Voert een tussentijdse kascontrole uit op het moment dat de penningmeester te kennen geeft
    te willen aftreden. Adviseert ook hier tot het al dan niet verlenen van decharge;
    e. Onderhoudt de contacten met werk/projectgroepen over de voortgang van de
    werkzaamheden.

    4. De penningmeester:
    Algemene Voorwaarden Stichting Wildebras, vastgesteld mei 2022
    a. Voert de financiële administratie;
    b. Waarborgt de continuïteit van de financiële administratie, met name in geval van opvolging;
    c. Stelt financiële overzichten op;
    d. Maakt het financiële gedeelte van het jaarverslag;
    e. Beheert de kas, de bankrekeningen en de eventuele spaarrekeningen, beleggingen en
    investeringen;
    f. Begroot inkomsten en uitgaven;
    g. Beslist zelfstandig over uitgaven tot maximaal een bedrag van 350 euro;
    h. Beoordeelt of gedane uitgaven en declaraties vallen binnen de jaarbegroting en/of de in
    bestuursvergaderingen gemaakte afspraken;
    i. Neemt het initiatief om voor bepaalde tijd ingestelde werkgroepen/projectgroepen decharge te
    verlenen. Feitelijke decharge vindt plaats middels een besluit van het bestuur;
    j. Onderhoudt contacten met sponsoren en subsidieverstrekkers.

Artikel 3 Procedure benoeming bestuur

  1. Ontstaat een vacature dan kunnen nieuwe kandidaten uitsluitend op voordracht door één of meerdere zittende bestuursleden worden voorgedragen.
  2. Uitsluitend natuurlijke personen kunnen zitting nemen in het bestuur.
  3. Nieuwe bestuursleden worden benoemd door het bestuur; bij acclamatie door de voorzitter of
    na schriftelijke verkiezing; op een reguliere bestuursvergadering maar bij voorkeur tijdens de jaarvergadering. Kandidaat bestuursleden moeten in persoon ter vergadering aanwezig zijn, dan wel een schriftelijke bereidverklaring aan de voorzitter hebben gestuurd.

Artikel 4 Besluiten van het bestuur
Het bestuur:

  1. Neemt met een meerderheid van stemmen besluiten die geen uitstel kunnen velen, en stellen
    de overige bestuursleden bij eerste gelegenheid op de hoogte van dergelijke besluiten, bestuursleden zijn hoofdelijk aansprakelijk tot het moment dat deze ad hoc besluiten op een bestuursvergadering bekrachtigd zijn;
  2. Neemt alle overige besluiten na agendering tijdens een bestuursvergadering of jaarvergadering;
  3. Neemt besluiten over geagendeerde voorstellen met enkelvoudige meerderheid van stemmen, behoudens in de statuten en dit huishoudelijk reglement beschreven uitzonderingssituaties. Is een voorstel geagendeerd en verzoekt geen der aanwezige bestuursleden tot stemming, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen;
  4. Neemt besluiten met enkelvoudige meerderheid van stemmen over niet-geagendeerde voorstellen indien alle bestuursleden aanwezig zijn dan wel een volmacht hebben verstrekt;
  5. Staken de stemmen dan is het voorstel verworpen. Staken de stemmen bij verkiezing van personen dan beslist het lot.

Artikel 5 Vergaderingen van het bestuur

  1. Het bestuur kan slechts geldige besluiten nemen, indien tenminste twee/derde van het aantal zittende leden aanwezig is dan wel zich heeft laten vertegenwoordigen bij volmacht.
  2. Het bestuur vergadert ten minste 6 maal per jaar. Verder vergadert het bestuur indien de voorzitter hiertoe het initiatief neemt, of indien twee of meer bestuursleden hierom verzoeken.
  3. Vergaderingen worden gehouden op het moment waarop deze zijn gepland, of, indien de situatie dat verhindert, binnen 4 weken daarna. Vergaderingen waartoe een verzoek is ingediend, worden binnen vier weken na het indienen van het verzoek gehouden.
  4. Indien een vergadering niet conform bovenvermelde eisen bijeen wordt geroepen, is ieder bestuurslid gerechtigd met in achtneming van het in dit reglement gestelde, een vergadering bijeen te roepen. Een vergadering als in de vorige zin bedoeld voorziet zelf in haar leiding en wijst zelf een persoon aan die belast is met het houden van de notulen.
  5. Aan het einde van elke bestuursvergadering wordt de datum van de volgende reguliere vergadering vastgesteld.

Artikel 6 De agenda en notulen

  1. Bestuursleden kunnen voor de vergadering agendapunten bij de voorzitter inbrengen; zij stellen in goed overleg de conceptagenda op.
  2. De secretaris mailt de conceptagenda uiterlijk 2 dagen voor aanvang van de vergadering door.
  3. Aan het begin van elke vergadering wordt de agenda definitief vastgesteld. Bestuursleden hebben hierbij de mogelijkheid punten aan de agenda toe te voegen, kunnen voorstellen punten te schappen of door te schuiven naar een volgende vergadering en kunnen voorstellen de volgorde van agendapunten te wijzigen.
  4. Opgestelde conceptnotulen worden op de eerstvolgende vergadering besproken en vastgesteld.

Artikel 7 Inbreng tijdens de vergadering

  1. Van bestuursleden wordt een actieve inbreng verwacht.
  2. Ideeën van bestuursleden zijn welkom en worden besproken tijdens de vergadering of
    doorgeschoven naar een volgende vergadering.
  3. Het bestuur kan de voorzitter vragen andere personen dan bestuursleden toe te laten tot de
    vergadering. Deze personen hebben geen stemrecht. De voorzitter neemt een beslissing over de toelating.

Artikel 8 Communicatie
Het bestuur onderkent het belang van goede communicatie met:

  • Donateurs;
  • De media;
  • De plaatselijke/provinciale overheid.

Alle communicatie wordt vooraf, en in gevallen waarin dit niet mogelijk is, bij eerste gelegenheid daarna, afgestemd met de voorzitter en op diens aangeven ook met de secretaris en overige bestuursleden.

Artikel 9 Donaties, subsidies en declaraties

  1. Grote en/of meerjarige donaties worden, indien de donateur daaraan hecht, besteed aan een door de donateur beoogd doel;
  2. Kleine, eenmalige of periodieke donaties worden standaard gestort op de bankrekening van de stichting;
  3. Ontvangen donaties, schenkingen en subsidies kunnen worden gereserveerd en zodoende naar een volgend kalenderjaar worden doorgeschoven. Het beleidsplan bepaalt hiervoor de kaders;
  4. Bestuursleden zijn wel gerechtigd privé gedane of voorgeschoten uitgaven en gereden kilometers te declareren. Voor declaraties wordt het standaardformulier “declaratie” gehanteerd, zoals opgesteld door de penningmeester;

Artikel 10 Royement
Een bestuurslid kan geroyeerd worden, als hij/zij door onbehoorlijk bestuur schade voor de stichting heeft veroorzaakt dan wel zou hebben kunnen veroorzaakt en de bestuurder daarover een ernstig verwijt kan worden gemaakt.

Artikel 11 Slotbepaling
In gevallen waarin de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist de voorzitter.
Aldus vastgesteld in de bestuursvergadering d.d. 22 september 2020

De voorzitter,
De heer F. Groenewegen

De secretaris / penningmeester
De heer S. Keijzer

© Stichting Wildebras